Gestão de não conformidades

A gestão de não conformidades visa gerenciar e reparar as anomalias ocasionadas nos processos de uma organização e tem como o objetivo principal eliminá-las  ao longo do tempo.

Portanto, no texto abaixo, você vai entender sobre o que é uma não conformidades, quem é responsável pela identificação, o passo a passo para tratá-la e a sua importância, a diferença entre uma não conformidade e um defeito, quais são os efeitos se não tratar e como gerenciá-las.  

O que é gestão de não conformidades?

Não conformidade é, de acordo com as palavras da própria ISO 9000:2015, o não atendimento de um requisito pré-estabelecido. Esses requisitos podem variar entre fatores externos (como as normas ISO e/ou fornecimentos de produtos) e fatores internos (como os processos e procedimentos de uma empresa).

O que diz a ISO 9000:2015?

A definição da ISO 9000 no Brasil é estabelecer padrões para que se crie um sistema de gestão da qualidade, além de otimizar procedimentos para atingir a excelência e a alta performance nas empresas e em outras organizações.

ISO 9001

A ISO 9001 é a norma de certificação da série 9000 e também considerada a mais específica de todas.

A ISO 9001 contém todos os critérios que a organização deve cumprir para conseguir sua certificação de qualidade e o cumprimento de uma não conformidade.

Mas afinal, quem é responsável por identificar uma não conformidade?

A principal pessoa responsável por identificar uma não conformidade dentro de uma empresa é um profissional do setor de qualidade. Porém, ele é a principal pessoa, mas não a única. Os gestores ambientais também são responsáveis por identificar e alertar sobre uma não conformidade, em suas vistorias e idas ao campo.

Passo a passo para tratar uma não conformidade

Passo 1: identificação

A primeira etapa é fazer com que todos saibam que estão lidando com uma não conformidade. Portanto, algo deve ser feito para reverter o problema. A ISO 9001 recomenda que diante dessas situações, algumas das alternativas abaixo devem ser levadas em consideração:

• Correção, segregação, contenção, retorno ou suspensão de provisão de produtos e serviços
• Informar o cliente
• Obter autorização para a aceitação sob concessão.

Passo 2: descrição 

É importante o registro da não conformidade e ele deve ser feito em um documento que pode servir para esse tipo de atividade como por exemplo o relatório de não conformidade. Portanto, no relatório deve ser descrito alguns pontos com detalhes, como, por exemplo: 

• Origem: apontar o ponto inicial do problema
• Reincidência: é a primeira vez que o problema acontece? Ou não?
• Requisito: o que aconteceu? o que não está certo?
• Descrição: explicar de uma forma detalhada e com evidências o que aconteceu
• Abrangência: descrever os efeitos causados pela não conformidade
• Ação de correção: o que foi feito para corrigir.

Qual é a importância de tratar uma não conformidade?

O problema é resolvido para que não volte a acontecer, isso, portanto, melhora os processos da empresa, tornando o trabalho mais fluido e eficaz.

O tratamento das não conformidades é importante para que as empresas sigam um caminho correto.

É necessário entender o problema como um todo, isso serve para todas as áreas dentro de uma empresa.

Diferença entre uma não conformidade e defeito:

É comum confundir as não conformidades com defeitos, porém, é importante frisar que esses conceitos não são sinônimos. Todo defeito é uma não conformidade, mas nem toda não conformidade representa um defeito.

O produto não conforme é o resultado de um processo que gerou determinado item fora do padrão, portanto, é o não atendimento completo de um requisito.

Então, uma não conformidade não afeta só o uso do produto, ao contrário do defeito.

Segue abaixo um exemplo de não conformidade e um de defeito:

• Não conformidade: um carrinho que saiu da fábrica de brinquedos com as cores trocadas: um carrinho que deveria ser rosa e, por erro do processo, saiu pintado de amarelo, ele continua funcionando, porém não saiu como o planejado.
• Defeito: Contudo, se esse carinho sair de fábrica com as rodas sem girar, o torna impossível de deslizar, isso será um defeito.

Quais problemas podem aparecer quando uma organização não se importa em resolver uma não conformidade

Quando se trata de não solucionar uma não conformidade, consequentemente, outros problemas vão acabar aparecendo.

Quando isso acontece, a empresa tem duas alternativas, ou solucionar o problema o mais rápido possível ou largar de mão.

Portanto, vai virar uma bola de neve e a empresa pode acabar no prejuízo tendo graves consequências. Funcionários insatisfeitos, clientes desistindo da parceria e prejuízos financeiros.

Esses são apenas alguns dos problemas que podem vir a ocorrer. Por isso é muito importante resolver as não conformidades dentro de uma empresa. 

Como gerenciar uma não conformidade?

Para o gerenciamento de uma não conformidade, você precisa seguir esses 7 passos:

• Planejar a gestão de não conformidades: é essencial fazer um planejamento de como será a sistemática para a execução das atividades de implementação
• Treinamento dos envolvidos: um processo de gestão de não conformidades envolve todos os colaboradores da empresa, por isso é necessário que todos estejam devidamente treinados
• Cadastrar as não conformidades: assim que elas começarem a ser identificadas, é fundamental que seja realizado o cadastro contendo todas as informações necessárias
• Determinação da causa raiz: é necessário determinar o real motivo do surgimento da não conformidade já que em algumas situações que não foi diagnosticado o verdadeiro motivo continuou havendo incidentes
• Elaboração do plano de ação: assim que a causa for reconhecida começará o momento de criar um plano de ação para eliminar a não conformidade.
• Implementação do plano de ação: Após a definição do plano de ação é hora de colocar ele em prática. Será necessário um acompanhamento e monitoramento de todos os passos do processo
• Avaliação de eficácia: último passo mas o mais importante é a avaliação das ações realizadas e a eficácia delas, se está tudo dentro dos conformes e se não há mais a não conformidade naquele local. 

Como o Ambisis pode te ajudar na gestão de não conformidades?

Dentro do Ambisis é gerenciado e controlado as conformidades que não estão de acordo durante uma vistoria ou auditoria, e será lembrado com e-mails diários de como está a situação dessa não conformidade e quando vence o prazo da solução da mesma.

Solicite uma demonstração gratuita e tenha mais controle e segurança na hora de gerenciar as suas não conformidades.